立派な父になりたくて~30代の試行錯誤

立派な父とは何かを自問自答する30過ぎの器用貧乏なサラリーマンのブログです。イクメン力・体力・知力・財力を高め立派な父を目指します!

簡単に仕事を効率化する時間の使い方

どうもこんにちは!りっぱぱです。

海外出張中よりも日本で仕事しているときの方が圧倒的に忙しい。

そんな忙しい弊社ですが、働き方改革の流れがついにとどき「残業を前提としない働き方をしよう」というお達しがきております。

正直、「そんな当たり前のことをわざわざ文書にして全社に通達しないといけないぐらいダメなのかうちの会社は・・・」と若干絶望しましたが、その通達とともに「完全フレックス制+リモートワーク導入」という連絡もあり、その点はうきうきしております。

これで春から幼稚園に通うわが子の送迎ができる・・・!

ただし一方で、自分の時間管理能力が大きく問われるかなとも思います。

リモート+フレックスは仕事の仕方や時間の使い方によっては、余暇の時間を作り出すことができる一方、効率的に仕事ができないと、だらだらと家やカフェで仕事をするはめになりかねません。

そこで今日は、仕事を効率化する上で明日からでも始められる簡単な工夫をご紹介します!

 

①メールはまとめて返信する。

仕事を効率化するうえで絶対にやってはいけないことの1つは、一度にいろいろな業務を並行して行うマルチタスクです。

そして意外とマルチタスクになりがちなのが、このメールの返信という業務。

メール1本返信するのに自分が何分ぐらいかかるか計ったことはありますか?もちろん返信するメールの内容により様々ですが、実は計ってみると1通メールの返信をするのに、5分ぐらいかかっているなんてことも多いです。

えっ?5分ぐらい別にいいやん。と思うかもしれませんが、これが1日に10回あればそれだけで50分です。メールを都度返信する最大のデメリットは、メール作成の前にしていた業務の効率が大幅に落ちることです。

なんでもそうですが、人間は一つの作業に集中して取組む方が作業スピードは高まります。

せっかくプレゼンの準備がはかどっていたのに、後回しでもいいメールの返信を途中でしてしまって、準備の勢いを削がれた。集中していた業務への集中力が切れたなんでことはみなさん経験があると思います。

「メールは即レスポンスが社会人のマナー」と教えられる会社もあるようですが、よっぽどのトラブルや、相当大事なお客さんでもない限り、メールの返信が数時間後になったって大きな問題にはなりません。それよりも今とりかかっている重要度の高い業務を集中して切りのいいところまで完成させましょう。

 

②メールの確認・返信の時間をあらかじめ設定しておく

またメール絡みの内容ですが、メールが来るたびに都度返信する代わりに、1日に3~4回メール返信のための時間を設定しましょう。

私は午前中に1回、午後1回、勤務終了前に1回の合計3回をそれぞれ10分を目安に設定しています。

メールの返信を固めてしまうメリットとして、先ほど書いたマルチタスクを避けるとともに、「メールの返信」という業務に一気に集中できることがあります。

都度都度メールの返信を考えていると文面を考えるために無駄に時間を使ってしまいます。しかし、集中して何通か返信しているうちにエンジンがかかってきて、1通のメール返信にかける時間が圧倒的に短くなります。ものは試しだと思ってやってみてください!

 

③朝の時間は創造系の業務に

これもよく言われることですが、午前中は1番頭が冴えている時間帯です。

この時間帯にルーチンワークや簡単な業務の打ち合わせに時間を取られるのは非常にもったいないです。

自分で業務管理ができる範囲にはなりますが、極力午前中は企画書の作成や、重要な業務の打ち合わせ、意見交換などの場に使うことをお勧めします。

逆に午後はメールのチェックや、人との会食、報告書類の作成など、そこまで頭を使わなくてもいい業務を回すといいと思います。

 

④to doリストに作業見込み時間を記入する

to doリストを手帳やポストイットなんかに記録している人も多いかと思います。

社会人の基本ではあるものの、このto doリストを付けているだけで仕事を効率化できるだけでなく、仕事の抜け漏れも防げるので、もしつけていない人は明日からすぐにでも書くようにしましょう。

それを踏まえて、もう毎日、毎週のto doリストを書いている人は、ぜひそのリストに作業にかかるであろう見込みの時間も記入してみてください。

そして、実際その業務が終わった時にはチェック入れて、実際にかかった業務の時間を記録してください。

1日の労働時間は勤怠記録などえ管理していると思うますが、一つ一つの業務にどれくらい時間がかかっているかは、自分自身が管理するしかありません。仕事の成果物としての売り上げなどは客観視できる方が多いのですが、インプットにかけた時間を意識できる人は意外と多くありません。

自分のインプット(時間)に対して成果はどうだったのかを振り返る意味でも、記録を付けることは大事ですし、こうやって記録を取り続けることで、同じ業務にかける時間を意識的に短くすることもが可能になります。

 

◆最後に

いかがだったでしょうか。簡単に始められる仕事効率化の工夫を紹介しました。

私自身この4点を意識的に取り組んでみて、簡単なことではあるものの、残業はすぐに減りました。特に④で紹介した自分がなんの業務にどれくらい時間がかかっているのかを知ることで、『使途不明時間』の多さや、重要度の低い業務に時間をかけていることに気づきました。

これから、働き方改革は多くの会社で実施されることと思います。

制度はどんな形なるか様々だと思いますが、少ない時間で大きな成果を上げることが求められるのはどこも共通だと思います。

だからこそ、まずは簡単な工夫で時間を効率的に使っていきましょう。

 

ここまでお付き合いいただき、ありがとうございました!